Infolinia porad prawnych:

703603009

E-mail:

kancelaria@prawnik-infolinia.pl

Informacje o RODO w małej firmie

21 maja 2018

RODO w małej firmie – Prowadzę mały sklep i czy muszę informować klientów o RODO? Jakie informacje muszę przekazać klientom? Czy fryzjer musi mieć zgodę klientów na przetwarzanie danych osobowych? Prowadzę myjnię czy RODO mnie obowiązuje? Jestem właścicielem warsztatu napraw samochodów czy przetwarzam dane osobowe?  Sprzedaję na allegro i czy muszę mieć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

 

prawnik infolini o odszkodowaniachWielu klientów naszej Kancelarii pyta o obowiązki informacyjne w zw. z wejściem w życie rozporządzenia RODO, dlatego zachęcamy do korzystania z naszej infolinii 703603009 – infolinia Kancelarii Prawnej bezpłatnych porad czynna 7 dni w tygodniu. Nasza Kancelaria Prawna może Ci pomóc przygotować obowiązkowe informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych w Twojej firmie!

 

Już 25 maja 2018 r. zacznie obowiązywać RODO, które będzie bezpośrednio stosowane i nie trzeba jego przepisów zawierać w nowej, polskiej ustawie. Razem z RODO ma wejść w życie nowa ustawa o ochronie danych osobowych (zobacz projekt ustawy), a stara ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. utraci moc (z wyjątkiem poszczególnych artykułów).

 

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych będzie zawierać regulacje dotyczące m.in. postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, kontroli przestrzegania przepisów ochrony danych osobowych oraz kar za ich nieprzestrzeganie.

 

RODO podlega każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej (nawet jeśli główną siedzibę ma poza terenem UE). Oznacza to, że RODO dotyczy także osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zawodową lub handlową. Rozporządzenie nie ma zastosowania do działalności czysto osobistej lub domowej (adres koleżanki, jej numer zapisany w telefonie).

 

RODO reguluje kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 RODO, przetwarzanie oznacza operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak np.:

  • zbieranie;
  • utrwalanie;
  • porządkowanie;
  • przechowywanie;
  • udostępnianie;

 

Dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania będzie osoba, którą można zidentyfikować w sposób bezpośredni lub pośredni, na podstawie takich informacji jak np.: imię i nazwisko, nr identyfikacyjny, dane o lokalizacji.

 

Administrator to osoba ustalająca cele i sposoby przetwarzania danych, np. sprzedawca prowadzący sklep, właściciel warsztatu prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Podmiot przetwarzający dane osobowe to zewnętrzny podmiot, z którego usług korzysta administrator, aby przetwarzał za niego dane. Przykładowym podmiotem będzie zewnętrzne biuro rachunkowe, któremu administrator przekazuje dane osobowe klientów w celu prowadzenia księgowości. Na administratorze ciąży obowiązek korzystania z usług takiego podmiotu przetwarzającego, który przestrzega RODO. Warto zadbać o odpowiednią umowę powierzenia danych.

 

Zapisując imiona i nazwiska klientów, ich numery telefonów, adresy, przetwarzamy dane osobowe, dlatego należy zadbać o to, aby robić to prawidłowo.

 

Przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeżeli został spełniony jeden z warunków wymienionych w art. 6 RODO. Dla przedsiębiorców będą to w szczególności:

  • wyrażenie zgody przez osobę, której dane dotyczą;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądnie tej osoby, przed zawarciem umowy;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozliczeń podatkowych);
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią (np. klient nie zapłacił za towar i kierujemy sprawę do sądu).

 

rodo ochrona danychJak widać pisemna zgodna nie zawsze jest wymagana i nie trzeba z niej korzystać w każdym przypadku. Ważne, aby osoba wyraziła swoją wolę w taki sposób, abyśmy mogli udowodnić, że rzeczywiście mamy prawo przetwarzać jej dane osobowe w określonym celu (wyraźne działanie potwierdzające). Jeżeli dzwoni do nas osoba w celu umówienia się na usługę i podaje nam swoje dane, to pozwala nam na przetwarzanie swoich danych w konkretnym celu – wykonania danej usługi. Zgody nie trzeba zbierać, np. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego (prowadzenie księgowości firmy) lub gdy chcemy podać nieuczciwego klienta do sądu. W przypadku sklepu internetowego przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji umowy – klient podaje nam dane, aby towar przesłać na wskazany adres.

 

Według RODO prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora jest marketing bezpośredni (jego produkty i usługi). Tutaj jednak należy uważać, ponieważ opinie na ten temat są różne, a odrębne ustawy nakładają obowiązek otrzymania zgody na niektóre formy komunikacji (zob. art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne).

 

Ważne, aby zbierać tylko te dane, które są nam potrzebne do zrealizowania konkretnego celu przetwarzania danych (zasada minimalizacji danych osobowych). Przy gromadzeniu danych należy dopełnić tzw. obowiązku informacyjnego. Wszystkie informacje, które należy podać przy zbieraniu danych od osoby, której dane dotyczą, znajdują się w art. 13 RODO. W przypadku małych firm (zatrudniających mniej niż 250 osób), które nie przetwarzają danych wrażliwych oraz nie udostępniają danych innym podmiotom, obowiązek informacyjny został ograniczony (zob. oświadczenie).

 

Polecamy nasze usługi porad na temat RODO (infolinia Kancelarii 703603009)
oraz gotową informację RODO dla Twoich klientów, którą można zamówić poprzez
e-mail biuro@kancelariaprawna24h.pl

 

Jednymi z podstawowych informacji, które należy podać, są dane administratora danych, cel i podstawa prawna przetwarzania. Dane nie mogą być przechowywane w nieskończoność. Należy ustalić okres, przez jaki będą przechowywane lub kryteria jego ustalania. Dane powinny być przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu.

 

RODO zabezpieczenia

Inaczej ma się sytuacja w przypadku tzw. szczególnych kategorii danych osobowych. Zaliczamy do nich m.in. dane ujawniające pochodzenie rasowe, etniczne, poglądy religijne, dane genetyczne, dane biometryczne (fotografia twarzy). Co do zasady zabrania się przetwarzania takich danych, chyba że otrzymaliśmy wyraźną zgodę lub przetwarzane dane były w sposób oczywisty upublicznione przez osobę, której dotyczą. Przetwarzanie jest też dozwolone, jeżeli np. jest niezbędne do wypełnienia obowiązków czy wykonania szczególnych praw (zob. art. 9 RODO).

 

Wraz z RODO znika obowiązek zgłaszania zbiorów danych znajdujący się w art. 40 dotychczasowej ustawy o ochronie danych osobowych. W przepisach rozporządzenia nie znajdziemy też dokładnej instrukcji, jak mamy zabezpieczać dane. To przedsiębiorca powinien określić, jakie zabezpieczenia w jego wypadku będą wystarczające, określając m.in. charakter i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych, czy swoje możliwości finansowe.

 

Nowym obowiązkowym elementem dokumentacji ochrony danych osobowych jest rejestr czynności przetwarzania danych (odrębny dla każdego procesu przetwarzania danych). Informacje znajdujące się w rejestrze reguluje art. 30 RODO. Rejestr można prowadzić w dowolnej formie. W przypadku małych firm (zatrudniających do 250 osób) rejestr musi być prowadzony, jeżeli przetwarzanie:

  • może naruszać prawa lub wolności osób, których dane dotyczą;
  • obejmuje szczególne kategorie danych lub dot. danych o wyrokach skazujących;
  • nie jest sporadyczne (np. dane w kadrach nie są przetwarzane sporadycznie).

 

W przypadku małego przedsiębiorcy raczej nie będzie mieć miejsca przetwarzanie danych na dużą skalę. Nie będzie więc potrzeby powoływania Inspektora Ochrony Danych (następca ABI). W razie wątpliwości warto jednak poprosić o poradę prawnika.

 

Jeżeli dany rodzaj przetwarzania danych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych (głównie przetwarzanie z użyciem nowych technologii), to należy przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych osobowych. Ocenę skutków reguluje art. 35 RODO.

 

Ostatnim ważnym obowiązkiem wprowadzonym RODO jest obowiązek zgłaszania naruszeń ochrony danych, którego nie zawierała ustawa z 29 sierpnia 1997 r. O wystąpieniu incydentu należy poinformować organ nadzorczy niezwłocznie, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Jesteśmy więc zobowiązani donieść sami na siebie. Niekiedy trzeba będzie również poinformować o incydencie osoby, których dane dotyczą.

 

W Internecie pojawiają się artykuły straszące ogromnymi karami (20 mln euro), jednak, jak podkreśla Ministerstwo Cyfryzacji, kary są ostatecznością. Najważniejsze jest dbanie o bezpieczeństwo i odpowiednie udokumentowanie swoich działań oraz zgłaszanie naruszeń (brak zgłoszenia zwiększa dolegliwości).

 

Jeżeli potrzebują Państwo pomocy prawnej w sporządzeniu informacji RODO lub bezpłatnej porady dotyczącej RODO to polecamy kontakt z prawnikami naszej Kancelarii Prawnej
poprzez infolinie 703603009 czynną 7 dni w tygodniu w godz. 8:00 do 21:00.

 

 

 

Czy fryzjer musi mieć zgodę klientów na przetwarzanie danych osobowych? Czy mogę zbierać zapisy w małej firmie, czy muszę informować klientów o RODO. Czy przy zapisywaniu klienta muszę mieć jego zgodę? czy zapisując klienta przetwarzam dane osobowe? Dokumenty związane z RODO, dokumenty związane z RODO bezpłatne porady prawne, informacje rodo porady prawne. Jak umówić klienta i nie naruszać rodo? jakie informacje muszę przekazać klientom w związku z RODO, jestem właścicielem warsztatu czy przetwarzam dane osobowe, kary RODO, kogo obowiązuje RODO, kogo obowiązuje RODO bezpłatne porady prawne. Mała firma a RODO, mała firma a RODO bezpłatne porady prawne, mały sklep a obowiązki w związku z RODO. mały sklep a obowiązki w związku z RODO bezpłatne porady prawne, mechanik samochodowy a RODO, mechanik samochodowy a RODO bezpłatne porady prawne. Nowa ustawa o ochronie danych osobowych poznaj tekst i dostosuj swoją firmę do nowych wymogów ochrony danych osobowych. Obowiązki dla przedsiębiorców w związku z RODO, obowiązki dla przedsiębiorców w związku z RODO bezpłatne porady prawne, obowiązki małej firmy RODO. obowiązki małej firmy RODO bezpłatne porady prawne, obowiązki przedsiębiorcy wynikające z RODO, obowiązki przedsiębiorcy wynikające z RODO bezpłatne porady prawne, obowiązki rodo pomoc prawna, obowiązki rodo w małej firmie, ochrona danych osobowych a zapisy klientów, pismena zgoda na pzretwarzanie danych osobowych wzór, porady prawne o drodo. Prowadzę mały sklep co z RODO, prowadzę myjnię czy RODO mnie obowiązuje, przechowywanie danych zgodnie z RODO, przechowywanie danych zgodnie z RODO bezpłatne porady prawne, przetwarzanie danych osobowych w małej firmie, regulamin rodo pomoc prawna, rejestr czynności przetwarzania danych RODO, rejestr czynności przetwarzania danych RODO bezpłatne porady prawne, RODO, RODO bezpłatne porady prawne, RODO w małej firmie, RODO w małej firmie bezpłatna pomoc prawna. Salon fryzjerski a RODO, salon fryzjerski a RODO bezpłatne porady prawne, salon kosmetyczny a RODO. Salon kosmetyczny a RODO bezpłatna pomoc prawna, sklep internetowy RODO, sklep internetowy RODO bezpłatne porady prawne, sprzedaję na allegro czy muszę mieć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, sprzedawanie na allegro RODO. Sprzedawanie na allegro RODO bezpłatna pomoc prawna, sprzedaż na allegro RODO, sprzedaż na allegro RODO bezpłatne porady prawne, stosowanie RODO do MŚP, warszat samochodowy a rodo, zabezpieczenia zgodne z RODO. Zapisy a obowiązki rodo, zgoda na przetwarzanie danych RODO, zgoda na przetwarzanie danych RODO bezpłatne porady prawne.

Informacje o RODO w małej firmie
, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,